FAQ GEVER-Mandantenverbund

Ja. So schreiben es das kantonale Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) und die dazugehörigen Ausführungsverordnung (DVV) vor. Sie sind seit 2023 in Kraft. Die Gemeinden haben vier Jahre Zeit, die Vorgaben umzusetzen und bis am 1. März 2027 ein GEVER-System einzuführen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Mehr Infos dazu gibt es unter Fragen zur Digitalisierung in den Gemeinden (FAQ).

Der VBBG ist auch nicht glücklich darüber, dass nun sämtliche Gemeinden ein GEVER einführen müssen. Der Verband hatte daher während mehreren Jahren immer wieder versucht, die GEVER-Pflicht wenigstens für Kleinstkörperschaften aufzuheben – leider ohne Erfolg. Nun gilt es vorwärtszuschauen und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Das ist abhängig davon, wie viele User-Zugänge Ihre Burgergemeinde oder Korporation benötigt (siehe Frage 3).

Der VBBG rechnet aktuell damit, dass ein voller User-Zugang (mit Schreib- und Leserechten) zirka 700 bis 1000 Franken kosten wird (jährlich wiederkehrende Kosten). In der Regel benötigt die Burgerschreiberin oder der Burgerschreiber zwingend einen vollen User-Zugang.

Daneben gibt es auch User-Zugänge ausschliesslich mit Leserechten. Der VBBG geht aktuell davon aus, dass dabei Kosten von 350 bis 500 Franken anfallen werden.

Der VBBG weist darauf hin, dass dies aktuell nur Kostenschätzungen sind. Je mehr Burgergemeinden und burgerliche Korporationen mitmachen werden, desto tiefer fallen die Kosten pro User respektive Körperschaft aus. Denn die jährlichen Fixkosten bleiben in etwa immer gleich hoch.

Weitere Kosten könnten für künftige Beratung, Unterstützung und Hilfestellung anfallen. Diese fallen nach Aufwand an (nach der Initialisierungsphase im Jahr 2026) und das Dienstleistungszentrum GEVER des VBBG resp. die Burgergemeinde Bern verrechnet diese im Stundenansatz von CHF 95 (exkl. MwSt.) pro Stunde.

Ein Vollzugriff ist nur dann nötig, wenn die Benutzenden nicht nur Dokumente lesen, sondern auch bearbeiten. In der Regel benötigen sicher Burgerschreiberinnen und Burgerschreiber sowie allenfalls weiteres Personal einen Vollzugriff. Für die Mitglieder des Burgerrats dürften in der Regel ein lesender Zugriff ausreichen. Bei Kleinstkörperschaften dürfte es oftmals auch ausreichen, wenn nur der oder die Burgerschreiber/in einen Zugriff hat. Grundsätzlich sind die Burgergemeinden und burgerlichen Korporationen frei, wie viele Zugriffe sie bestellen.

Die Burgergemeinde Bern und teilweise auch der Verband bernischer Burgergemeinden und burgerlicher Korporationen (VBBG) übernehmen sämtliche Initialisierungskosten. Diese belaufen sich auf insgesamt rund 180'000 Franken. Somit fallen für die teilnehmenden Burgergemeinden und burgerlichen Korporationen keine zusätzlichen Kosten an – sofern sie nicht irgendwelche zusätzlichen Tools wünschen. An dieser Stelle ein grosses Dankeschön an die Burgergemeinde Bern.

Falls ihre Burgergemeinde tatsächlich um das finanzielle Überleben kämpft, melden Sie sich doch direkt bei der VBBG-Geschäftsstelle. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und nach einer Lösung suchen. Es ist dem VBBG ein grosses Anliegen, dass Burgergemeinden oder Korporationen nicht wegen der GEVER-Pflicht in finanzielle Engpässe kommen. 

Dass kann der VBBG gegenwärtig noch nicht abschliessend beantworten – frühestens aber Mitte 2026.

Nein. Einladungen für die Burgerratssitzung können zwar mit dem Sitzungsmanagement vorgenommen werden und die Unterlagen können digital zur Verfügung gestellt werden. Für die Teilnehmenden der Sitzung ist es aber möglich, im Voraus die Unterlagen herunterzuladen oder gar auszudrucken. Das fertige Sitzungsprotokoll muss aber dann im Nachgang digital abgelegt werden.

Der VBBG stellt für das Jahr 2026 eine Projektorganisation mit zusätzlichen personellen Ressourcen auf die Beine. Bei späteren Anmeldungen (beispielsweise 2027) fällt beim Verband zusätzlichen administrativen und organisatorischen Aufwand an. Der muss zusätzlich verrechnet werden.

Diese Problematik ist dem VBBG bewusst. Melden Sie Ihre Burgergemeinde trotzdem einmal an und vermerken Sie , dass die Anmeldung vorbehältlich der Zustimmung der nächsten Burgerversammlung erfolgt

Theoretisch ja. Aber wenn sich Ihre Burgergemeinde erst 2026 oder 2027 entscheidet, beim GEVER-Mandantenverbund des VBBG mitzumachen, kann der VBBG eine zeitgerechte Umsetzung oder eine Teilnahme nicht mehr garantieren. Ebenfalls müssten die Kosten bei einer späteren Zusage nochmals eruiert werden und diese könnten auch höher ausfallen, da es einer neuerlichen Initialisierung bedarf. Es braucht in diesen Fällen mehr Aufwand und zusätzliche Koordination, Ihre Burgergemeinde ins System zu integrieren. Zudem müssen gegebenenfalls extra wieder neue Schulungstermine durchgeführt werden (vgl. Frage 12).

Ja. Geplant sind einerseits Online-Schulungen, andererseits physische Schulungen. Im Verlauf des Jahres 2026 werden zudem so genannte E-Learnings zur Verfügung stehen, womit Nutzende selbständig (ohne Termin) Schulungen durchführen. Der VBBG wird zudem während gewissen Sprechstunden-Zeiten auch für Fragen zur Verfügung stehen. Die Kosten für erstmalige Schulungen bei jetziger Anmeldung sind in den Initialisierungskosten enthalten (vgl. Frage 5 und 11).

Nein. Microsoft 365, Teams oder Sharepoints erfüllen die vom Kanton vorgegebenen Mindeststandarts für ein GEVER-System nicht. Mehr Infos gibt es unter: Fragen zur Digitalisierung in den Gemeinden (FAQ)

Falls bereits eine gute Ablagestruktur (Ordnungssystem) vorhanden ist, kann diese gegebenenfalls übernommen werden. Falls eine Umstellung auf die standardisierte Ablagestruktur gewünscht ist, kann auch mit minimalem Aufwand durch die Burgergemeinde selbst eine Migration in die neue Struktur durchgeführt werden.

Nein, das ist nicht die Idee. Aber ab 1. März 2027 müssen aktuelle Dokumente im GEVER-System digital abgelegt werden. In die digitale Ablage überführt werden aus der Vergangenheit am besten Dokumente, die es für die gegenwärtige oder künftige Arbeit braucht (wichtigste Protokolle, Vertragswesen, etc.). 

Der Kanton baut derzeit ein digitales Langzeitarchiv für die kantonale Verwaltung und die Einwohnergemeinden auf. Es wurde das Versprechen von Seiten der Staatskanzlei abgegeben, dass dereinst auch Burger-, Kirchgemeinden und burgerliche Korporationen sich freiwillig in das digitale Langzeitarchiv aufnehmen lassen können. Burgergemeinden und burgerliche Korporationen könnten somit theoretisch später ihre Akten via GEVER ebenfalls digital dem Staatsarchiv abliefern – müssten sich aber finanziell am digitalen Langzeitarchiv beteiligen. Die Kosten für den Aufbau und die Lagerung der Daten durch das digitale Langzeitarchiv sind noch nicht bekannt. Vorderhand dürfte es somit für kleinere und mittlere Burgergemeinden die günstigste Lösung sein, die wichtigsten Akten weiterhin auszudrucken und im analogen Archiv in Papierform aufzubewahren.

Nein. Für einen Zugang ins GEVER-System benötigt es lediglich ein aktuelles Betriebssystem und einen aktuellen Internetsbrowser. Ausserdem muss ein Hilfsprogramm installiert werden, damit eine medienbruchfreie Bearbeitung der Dateien möglich ist.

Unterstütze Betriebssysteme: Windows 10 und Windows 11; macOS und Ubuntu.

Unterstütze Webbrowser: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox und Apple Safari.

Eine Empfehlung zu den verschiedenen Softwareversionen finden Sie in der Fabasoft Dokumentation: https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Technische-Informationen-ger/unterstuetzte-client-plattformen.htm 

Es ist grundsätzlich nicht die Idee, dass Burgerschreiberinnen und Burgerschreiber weiterhin Dokumente auf dem Desktop, in Teams oder auf anderen Cloud-Lösungen abspeichern. Sollte die Burgerschreiberin oder der Burgerschreiber plötzlich ausfallen oder einen Defekt am Laptop haben, sind die Daten im GEVER mittels Logins weiterhin für die Berechtigten verfügbar. Zudem gibt es verschiedene weitere Gründe, die dagegensprechen, Daten einer öffentlich-rechtlichen Gemeindekörperschaft auf einem Desktop, auf Teams oder einer anderen Cloud-Lösung zu speichern:

• Die Dokumente sind auf einem privaten Desktop wahrscheinlich nicht verschlüsselt. Bei einem Diebstahl des Gerätes können die Dokumente herausgezogen werden, auch ohne Passwort oder Nutzername zu kennen.
• Andere Dienstleister wie Google Drive, Microsoft One Drive oder Dropbox unterstehen dem «US-Cloud Act», womit amerikanische Anbieter verpflichtet sind, auf Anfrage von US-Behörden Nutzerdaten offenzulegen.
• Bei technischen Schwierigkeiten können die Dokumente von einem privaten Laptop nicht wiederhergestellt werden.
• Dokumente müssen über Mail oder andere Medien versendet werden, welche weitaus weniger sicherer sind als Fabasoft OneGov. E-Mails beispielsweise sind nicht standardmässig verschlüsselt.
• Dokumente können auf dem Desktop nicht wie im GEVER-System Fabasoft OneGov mit Volltext gesucht werden.

Zugriff auf die Daten besteht nur, wenn dies von einer Burgergemeinde oder burgerlichen Korporation ausdrücklich gewünscht und erlaubt wird (z.B. bei der Erbringung von Unterstützungsleistungen). Die Mitarbeitenden der Fabasoft haben ebenfalls keinen Zugriff auf die Dokumente und Daten, ausser es wird ihnen durch die Burgergemeinde erlaubt.

Die Firma Fabsoft muss für ihr System Fabasoft OneGov höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Das heisst konkret:

• Sämtliche Dokumente werden verschlüsselt auf den Datenträgern von Fabasoft abgelegt.
• Alle Dokumente sind doppelt in zwei Rechenzentren abgelegt. Diese Rechenzentren befinden sich in der Schweiz (Standorte Zürich und Rümlang ZH). Diese Rechenzentren müssen ebenfalls höchste Standards an physischer und technischer Sicherheit erfüllen.
• Es werden stets Backups (Sicherheitskopien) angefertigt, die bei einem Ausfall umgehend eingespielt werden können.
• Die Fabasoft lässt sich und ihre Lösungen kontinuierlich auf Sicherheit prüfen. Dies Belegen die hohen Zertifizierungen: https://www.fabasoft.com/de/zertifizierungen
• Nur Personen, die Zugriff auf ein Dokument haben, können dies sehen oder bearbeiten.
• Dokumente können in Fabasoft OneGov freigegeben werden, womit sicher miteinander kollaboriert werden kann, ohne dass man geheime Dokumente per E-Mail hin und her schicken muss.
• Dokumente sind versioniert. Das heisst: Man kann immer zu einer alten Version eins Dokuments zurückspringen und nachvollziehen, wer wann was bearbeitet hat.

Die Fabasoft zeigt unter folgenden Links auf, wie die hohen Anforderungen an Sicherheit umgesetzt werden: 

1. Technische und organisatorische Maßnahmen Fabasoft
2. Leistungsmerkmale Datensicherheit
3. Leistungsmerkmale Rechenzentrumsbetrieb 

Die teilnehmenden Burgergemeinden und Korporationen verpflichten sich zuerst einmal für drei Jahre. Damit erhält der VBBG eine gewisse Planungssicherheit. Danach kann der Vertrag jährlich mit entsprechender Vorlaufszeit von 12 Monaten gekündigt werden. 

Das Projekt ist für den VBBG eine riesige Herausforderung. Der VBBG möchte sich daher erst einmal auf die eigenen Mitglieder fokussieren, um für Burgergemeinden und burgerliche Korporationen eine gute Lösung finden können. Für Schwellenkorporationen macht der VBBG aber eine Ausnahme, da sie nicht in einem Verband organisiert sind.

Darüber kann der VBBG keine verbindliche Auskunft geben. Die Gemeindeaufsicht ist Sache der Regierungsstatthalterämter sowie des Amts für Gemeinden und Raumplanung des Kantons Bern.

Melden Sie sich beim Verband bernischer Burgergemeinden und burgerlicher Korporationen (E-Mail: info@cluttervbbg.ch / Telefon 031 328 86 02)